Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Если секретарь еще и кадровик

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2017/sekretar_kadrovik/

Внутренний документооборот

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Законодательно обязанность кадровой службы передавать в бухгалтерию приказы о предоставлении отпусков и приказов ничем не регламентирована.

Документооборот между кадровой службой и бухгалтерией должен быть четко прописан во внутренних документах организации.

Разработайте определенный регламент, в котором пропишите, какие документы должны передаваться из кадровой службы в бухгалтерию.  Составьте график документооборота. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Отпуска: алгоритм работы с документами

Шаг шестой: передаем записку-расчет – получаем подпись бухгалтера

Только после того как работник будет под роспись ознакомлен с приказом о предоставлении отпуска, наступает время заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60. Порядок составления этой унифицированной формы в общих чертах прописан в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Остается невыясненным вопрос – кто ее заполняет?

На практике зачастую записку-расчет оформляет только бухгалтер, так как данный документ считается формой бухгалтерской отчетности. Но это ошибочно. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику является документом, который готовится совместно кадровиком и бухгалтером.

Первую (или лицевую) страницу заполняет и подписывает работник кадровой службы. Задача кадровика – предоставить бухгалтерии достоверную информацию, на основании которой будут рассчитаны отпускные.

Записка-расчет прилагается к копии приказа о предоставлении отпуска и передается в бухгалтерию под роспись.

Вторую страницу записки, содержащую расчет оплаты отпуска, начисления и удержания, заполняет и подписывает бухгалтер. *

Не затягивайте с подготовкой записки-расчета: у бухгалтера должно быть время, чтобы начислить и выплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Не менее важной составляющей процесса является расписка бухгалтера в получении документов. И потому кадровому работнику лучше иметь в своем арсенале журнал передачи документов в бухгалтерию.

В нем можно отмечать, какие документы, когда и кому передаются.

Это позволит избежать недоразумений в тех случаях, когда, например, возникнет спорная ситуация по поводу несвоевременно произведенных отпускных выплат и необходимости установления факта передачи того или иного документа в бухгалтерию для оплаты.

Журнал «Кадровое дело», № 8, август 2010

2. Статья: Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов.

Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях.

В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами.

От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.*

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

  • в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
  • в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
  • в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия.

Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору).

В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.*

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом.

Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений.

Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение.

Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы.

Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести. *

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота.

По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение.

Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью.

Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.*

Журнал «Кадровое дело», № 6, июнь 2010

17.06.2014 г.

С уважением,

Кристина Корнеева, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/11812-vnutrenniy-dokumentooborot

График документооборота отдела кадров

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2012, N 8

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ОТДЕЛА КАДРОВ

В статье даются рекомендации по составлению в организации и, в частности, в отделе кадров графика документооборота, приводится образец документа. Вопреки распространенному мнению, с первичными учетными документами работает не только бухгалтерия организации, но и многие другие сотрудники. Правда, не всегда этот факт осознается ими. Как же можно усовершенствовать документооборот в каждом подразделении и в организации в целом, чтобы минимизировать рабочие конфликты по своевременному оформлению и обмену документами? Для оптимизации работы с первичными учетными документами, в том числе по учету труда и его оплаты, целесообразно составить график документооборота, назначение которого – установить порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в организации. Для этого кадровик не должен полениться заглянуть в нормативный документ, который, хотя и был принят давно, но не потерял актуальности в наши дни, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105. Не думайте, коллеги, что это Положение Минфина СССР вас не касается! Ведь кадровики тоже работают с “первичкой”, которая является основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Назначение первичных документов – зафиксировать факт совершения хозяйственной операции, к которой относится, в частности, прием на работу сотрудника, его увольнение с работы и многое другое. Очень важно знать, что создание графика документооборота обусловлено не только нуждами работодателя, но и требованиями закона. Так, разд. 5 указанного выше Положения Минфина СССР дает рекомендации по его составлению. То есть работу по составлению графика документооборота должен организовать совсем не кадровик: такой работой обязан заниматься главный бухгалтер. Но, конечно, кадровые работники не могут остаться в стороне. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы он мог способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Как же составить график? График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Все работники организации (как “офисные” специалисты – работники планово-экономического, финансового, юридического отделов, отделов кадров и бухгалтерии, так и сотрудники производственного сектора – начальники цехов, мастера, отделов снабжения, кладовщики и пр.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер, требования которого в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения. Значит ли это, что вечно занятый главный бухгалтер должен в одиночку заниматься такой работой? Конечно, нет. С созданием графика документооборота один сотрудник не справится. Работу по анализу существующего положения дел с документами, созданию графика документооборота необходимо поручить специально созданной рабочей группе, назначенной приказом (распоряжением) руководителя. Кандидатуры, включенные в рабочую группу, желательно заранее согласовать с руководителем отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, архивной службы. Ведь подобной работой должны заниматься люди, сведущие в вопросах делопроизводства. Целесообразно включить в рабочую группу руководителей структурных подразделений, сотрудники которых активно работают с первичными учетными документами. Работа по составлению графика документооборота только тогда принесет положительные результаты, когда она упорядочит обращение документов во всех структурных подразделениях организации, а не в каком-то одном из них. Ведь “наведение порядка” требует весь массив документации. Для составления консолидированного графика документооборота потребуется, чтобы каждое подразделение составило, прежде всего, перечень тех документов, которые проходят через их руки. Причем, поскольку составление каждого документа преследует какую-то цель, решает какую-то управленческую задачу, то нужно определить, какой документ имеет какое назначение. Применительно к работе отдела кадров потребуется выделить: – процедуру приема на работу; – процедуру внесения изменений в условия труда работника; – процедуру оформления отпуска и т.д. Работа эта очень кропотливая и займет, скорее всего, не один день. Возьмем, к примеру, операцию по оформлению отпуска сотрудникам. Какие документы сопровождают оформление этой процедуры? Это график отпусков, уведомление работника о начале отпуска, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, личная карточка. Теперь по каждому документу распишем следующие этапы работы с документом: – создание документа; – проверка документа; – обработка документа; – передача в архив. Также требуется детализировать информацию внутри каждого этапа по каждой операции, назначив ответственных лиц по каждой из них. Наибольшего внимания требуют решения вопросы, связанные с порядком хранения первичных учетных документов, часть из которых хранится 75 лет. Подробную информацию о сроке хранения каждого документа следует смотреть в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в бухгалтерии (не в отделе кадров!) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Неверно думать, что главный бухгалтер отвечает только за сохранность баланса и другой отчетности организации. Главбух также является ответственным за сохранность первичных документов, за оформление и передачу их в архив. Выдача первичных документов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие первичных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). В случае пропажи или иной утраты первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели и т.п. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации при необходимости.

Примерный образец

ГРАФИК документооборота отдела кадров (фрагмент) Утвержден Приказом ООО “Торты” от 12.01.2012 N 4

Наименование документаСоздание документаПроверка документаОбработка документаПередача в архив
Количество экземпляровОтветственный за выпискуОтветственный за оформлениеОтветственный за исполнениеСрок исполненияОтветственный за проверкуКто представляетПорядок предст.Срок предст.Кто исполняетСрок исполненияКто исполняетСрок передачи
Приказ о приеме на работу2Менеджер по персоналуМенеджер по персоналуМенеджер по персоналу3 рабочих дня со дня фактического начала работыНачальник отдела кадровМенеджер по персоналуВ бумажном видеНе позднее дня, следующего за днем подписанияБухгалтер по расчетам2 рабочих дня со дня представленияМенеджер по персоналуПри ликвидации

Библиографический список

1. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. 2010. N 1. 2. Доронина Л. Сроки и способы хранения кадровой документации // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2008. N 3. С.Борисова Менеджер по персоналу ООО “Элана-Логистик”

Назад в раздел

Источник: http://xn--m1adakd.xn--p1ai/pomosh/kons.php?ELEMENT_ID=959

Кадровые приказы

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.hr-ok.ru/kadrconsalt/100prikazov/

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

добавлено: 15-06-2011
просмотров: 48898

В современных условиях важно, чтобы взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями организации было эффективным.

Как организовать документооборот, чтобы избежать возможных конфликтов и достичь взаимопонимания? Как упорядочить документы, чтобы повысить производительность труда? Эти вопросы часто задают сотрудники кадровых служб вне зависимости от того, относятся ли компании, в которых они работают, к крупному, среднему или малому бизнесу.

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п.

 Являясь функциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации.

О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации.

В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации.

От этого зависит многое – в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.

1998 № 34н, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

  • приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);
  • приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
  • приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
  • приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в них данных.

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

  • порядок создания документа;
  • наименование документа;
  • количество экземпляров;
  • данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
  • данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;
  • срок исполнения;
  • данные о лице, направляющем документ, и место назначения;
  • дата и порядок представления;
  • данные о проверяющем лице;
  • дата и срок исполнения.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

В небольших организациях график документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель организации. В данном случае это может быть работник кадровой службы. Если вам поручили составить регламент взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, прежде всего внимательно ознакомьтесь с работой каждого из них.

Важно также понять, что хотят получить работники от кадровой службы. Что касается документооборота, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностную инструкцию или положение о подразделениях.

Чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.

Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Рисунок – Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой

Приложение – Пример оформления графика документооборота

Источник: https://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=009633

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

С приказом ознакомлена: Гончарова И. Гончарова Самара О дополнительных мерах по организации контроля исполнения документов предприятия. Образцы приказов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • График документооборота отдела кадров
  • Приказ об утверждении графика отпусков
  • Приказы по основной деятельности
  • Если секретарь еще и кадровик
  • Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм
  • Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия
  • Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

График документооборота отдела кадров

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:. Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, так как приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов — их ценность, выражающуюся в сроке хранения. Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы книги регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации учреждения и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации или ее организационно-правовая форма меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения. О компании Каталог товаров Доставка и оплата Учебный центр Полезная информация.

Приказы по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности Приказы по основной деятельности Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Журнал регистрации приказов Журнал регистрации локальных нормативных актов Все журналы книги регистрации ведутся до полного заполнения.

Приказ об утверждении графика отпусков

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя. Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Соглашение о конфиденциальной информации. Положение о ненормированном рабочем дне. Включать ли совместителей в график отпусков? Акт об отказе дать письменное объяснение образец. Унифицированная форма Т

Приказы по основной деятельности

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства. Согласно части первой ст. Их возложение оформляется приказом.

Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом организационном необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства Пример 1. Во втором по личному составу — возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника Пример 2. Оба приказа издаются одним днем.

Если секретарь еще и кадровик

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Поэтому документ – это важнейший инструмент эффективного управления.

Консультации Налогообложение и бухучет Нормативно-правовые акты Формы документов. График документооборота отдела кадров.

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.

В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду. Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:.

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться.

Акция месяца 8- Ситуация: сотрудники отдела кадров были извещены об увольнении сотрудника, приказ об увольнении этого сотрудника был подан в бухгалтерию в день увольнения сотрудника в конце рабочего дня.

Вопрос: в какие сроки сотрудники отдела кадров должны предоставить приказы на увольнение в бухгалтерию для расчета увольняемого, если об увольнении были извещены заранее за 2 недели. С уважением, Шумихина А.

В соответствии со статьей 80 ТК РФ при увольнении сотрудника, в последний день его работы необходимо произвести с ним окончательный расчет, а также выдать ему трудовую книжку и иные документы по письменному заявлению сотрудника. Следовательно, в последний рабочий день сотрудник уже должен получить окончательный расчет.

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

.

Ситуация: сотрудники отдела кадров были извещены об увольнении сотрудника, приказ об увольнении этого Прописав в данном Положении перечень передаваемых документов, конкретные сроки передачи, а также . Что должен сделать работодатель, когда сотрудник выходит на.

.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить перевод работника – Елена giraff-art.ruрева

Источник: https://giraff-art.ru/predprinimatelskoe-pravo/kak-sostavit-prikaz-o-srokah-predostavleniya-dokumentov-v-otdel-kadrov.php

Арсенал Права
Добавить комментарий