Приказ о введении номенклатуры дел

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Приказ о введении номенклатуры дел

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)9043
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как правильно в конце года закрыть старую номенклатуру дел? Как утвердить номенклатуру дел на следующий год? Этапы утверждения номенклатуры дел, примеры итоговой записи на docdelo.ru.”,”word_count”:434,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html

Законодательная база Российской Федерации

Приказ о введении номенклатуры дел

  • ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28.12.98 N 93 “О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ”

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение 28) составляется в последнем квартале текущего года оперативным работником с участием делопроизводителя под руководством начальника подразделения.

В вышестоящей прокуратуре наименования подразделений являются заголовками разделов сводной номенклатуры дел (приложение 29).

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Сводная номенклатура дел составляется на бланке прокуратуры начальником отдела общего и особого делопроизводства (в Генеральной прокуратуре РФ – начальником центрального архива управления делопроизводства), после согласования с соответствующим органом Росархива утверждается руководителем прокуратуры.

Номенклатура дел подразделений и сводная по прокуратуре составляются в трех экземплярах.

В районной прокуратуре номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается заведующим канцелярией и утверждается районным прокурором.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры прокуратуры.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной прокуратуры.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний при начальнике структурного подразделения и др.).

9.1.5. Заголовки дел составляются кратко на основе содержания документов.

Заводить дела с неконкретными заголовками типа: “Разная переписка”, “По общим вопросам” и т.п. – запрещается.

Если в течение года в структурных подразделениях, районной прокуратуре возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

9.1.6. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные сообщаются в архив прокуратуры.

9.2. Формирование дел и надзорных производств9.2.1. Общие принципы формирования дел и надзорных производств

9.2.1.1. Формирование дел и надзорных производств возлагается на канцелярию.

В структурных подразделениях группируются в дела и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре – в целом по прокуратуре.

9.2.1.2. Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

9.2.1.3. В дела и надзорные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, в хронологической последовательности. В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

9.2.1.4. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

9.2.1.5. Надписи на обложках дел и надзорных производств делаются тушью или светостойкими чернилами.

Подлежат нумерации листы:

всех дел;

надзорных производств, передающихся на государственное хранение;

надзорных производств по уголовным делам, расследуемым данной прокуратурой, или по делам, за расследование которых она осуществляет непосредственный надзор; в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, например, подлежат нумерации листы в надзорных производствах, формируемых в управлениях по расследованию особо важных дел, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и в отделе по надзору за расследованием особо важных дел.

Руководители прокуратур и структурных подразделений Генеральной прокуратуры РФ имеют право расширить перечень надзорных производств, листы которых необходимо нумеровать.

Нумеруются листы графитным карандашом, причем каждый том отдельно. Запрещается нумеровать листы чернилами и цветными карандашами.

Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов (приложение 35) и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 36).

9.2.1.6. Дополнительные реквизиты при формировании секретных дел и надзорных производств регламентированы соответствующим Приложением о работе с секретными материалами, документами, делами.

9.2.2. Формирование и оформление дел

9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании делопроизводственного года из документов формируются два дела: одно – из документов постоянного, другое – из документов временного хранения.

9.2.2.3. Приказы по общим вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

9.2.2.4. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы, решения (первые экземпляры); материалы к заседанию коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решения коллегии и др.). Протоколы располагаются в деле по номерам.

9.2.2.5. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они по своему содержанию относятся (например, отчеты за 1993 г. должны быть отнесены к делам 1993 г., хотя они составлены в 1994 г.).

9.2.2.6. На обложках дел (приложение 30) обязательно указываются крайние даты.

Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола.

Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку.

9.2.2.7. По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

в заголовках номера приказов, указаний, протоколов; например: с N 1 по N 100 или с N 101 по N 205;

дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

количество листов;

оговорка по форме: “Имеются такие-то документы за такие-то годы” (если в деле отложились документы за более ранние годы).

9.2.2.8. По окончании года проводится отбор документов постоянного и временного хранения, подлежащих включению в опись (приложения 31, 32).

Опись дел постоянного хранения в вышестоящей прокуратуре составляется по структурным подразделениям в отдельности, в остальных прокуратурах – в целом по прокуратуре.

9.2.2.9. Опись ведется с единой порядковой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с Госархивом, в который прокуратурой передаются документы на хранение.

Каждому тому дела или надзорного производства присваивается свой номер согласно описи.

9.2.2.10. В годовом разделе описи дела, включающие организационно-распорядительные документы, располагаются в начале описи.

В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного хранения, делопроизводство которых не было завершено в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого продолжалось делопроизводство, указывается: “Документы по данному году см. также в разделе за ______ год N ______”.

Источник: https://zakonbase.ru/content/part/477589

Номенклатура дел. % Приказ от «07» февраля 2014г. 11/1 – PDF

Приказ о введении номенклатуры дел

Дело Заголовок дела Срок хранения Примечание 01. Руководство 01-01 Устав школы 01-02 Программа развития школы 5 л. После замены новой 01-03 Публичный доклад 01-04 Договор о взаимодействии между учредителем

Подробнее

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДЛЯ ДЕТЕЙ СИРОТ И ДЕТЕЙ, ОСТАВШИХСЯ БЕЗ ПОПЕЧЕНИЯ РОДИТЕЛЕЙ, «ДЕТСКИЙ ДОМ (СМЕШАННЫЙ) 24» Н О М Е Н К Л

Подробнее

Приложение 1 к приказу от УТВЕРЖДАЮ МО ООГО ДОСААФ России Апшеронского района Краснодарского края К.А. Науменко 20 года НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 20 год Индексы дел Наименование структурных подразделений и дел

Подробнее

Функциональная структура ГБОУ СПО ЮТК Описание деятельности должностных лиц и подразделений колледжа Директор осуществляет руководство учреждением в соответствии с его Уставом и законодательством Российской

Подробнее

МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «АКУШИНСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА 1 ИМ. С.М. КИРОВА». Утверждаю: Директор Акушинской СОШ 1 М.Э. Муталимов Приказ 2014г. Ин – декс дела

Подробнее

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Индекс а Заголовок а на 2016 год 01 КАНЦЕЛЯРИЯ 01-01 Устав колледжа ст. 50-а 01-02 Положение об организации учебной работы колледжа ст. 56-а 01-03 Структура колледжа, ст.64 «а» 01-04 Годовой

Подробнее

Номенклатура дел. Приложение 1 к приказу 149-а от 31. 12.2015 г Инде кс Заголовок дела Срок хранения Примечание 00. Секретариат 00-01 Приказы, письма администрации городского В течение срока округа действия

Подробнее

Общие положения 1.1 Настоящее Положение является локальным нормативным актом Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения города Москвы «Спортивно-педагогический колледж» Департамента

Подробнее

Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система» Красночетайского района Чувашской Республики УТВЕРЖДАЮ Директор МБУК «ЦБС» Красночетайского района М.Н.Мареева «22» декабря

Подробнее

АДМИНИСТРАЦИЯ НАГИБИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ТЮКАЛИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ от 30.06.2017 36 с. Нагибино ' ПОСТАНОВЛЕНИЕ Об утверждении номенклатуры дел Совета и Нагибинского В целях

Подробнее

1. Общие положения 1.1 Настоящее Положение является локальным нормативным актом Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения города Москвы Спортивно-педагогический колледж

Подробнее

всего преподавательского состава и указанных структурных подразделений Учреждения. 2. Цели и задачи деятельности 2.1. Основной задачей учебной части является совершенствование учебной и учебно-методической

Подробнее

Министерство образования и молодежной политики Ставропольского края Частное профессиональное образовательное учреждение Социально-экономический колледж «ПЕРСПЕКТИВА» РАССМОТРЕНО На заседании Педагогического

Подробнее

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ МОСКОВСКИЙ КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ ПРИКАЗ от 6 августа 1997 г. N 287 О ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ (в ред. приказа Комитета образования от 22.03.1999 N 87)

Подробнее

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Российского государственного

Подробнее

Министерство образования и науки Архангельской области Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Архангельской области «Онежский индустриальный техникум» УТВЕРЖДАЮ Директор

Подробнее

Индекс Срок хранения Примечания дела Заголовок дела и статьи по перечню 1 2 4 5 1. Делопроизводство, кадры 1.1. Организационно-распорядительная деятельность 01.1-01 Нормативные и распорядительные документы

Подробнее

Индекс дела Наименование дела Срок хранения документа Ответственный 01. Канцелярия 01.01 Устав образовательного учреждения 01.02 Лицензия на право ведения образовательной деятельности 01.03 Свидетельство

Подробнее

Администрация Александровского муниципального района Пермского края АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального районаглава администрации Александровского муниципального района А. Б. Шицын НОМЕНКЛАТУРА

Подробнее

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Индекс дела Название дела Сроки хранения 01. КАНЦЕЛЯРИЯ 01.01 Номенклатура дел до замены 01.02 Распорядительные документы (приказы, распоряжения) 01.03 Протоколы общего собрания трудового

Подробнее

Рассмотрено на заседании педагогического Совета «31» августа 2016 Протокол 11-1 Рассмотрено на заседании Совета самоуправления «31» августа 2016 Протокол 11 Рассмотрено на заседании родительского комитета

Подробнее

Рассмотрено на заседании Ученого совета ФГБОУ ВО Южно-Уральский ГАУ «ЛУ9» 0# 2015 г. (протокол _ ) УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГБОУ ВО Южно-Уральский ГАУ В.Г. Литовченко 2015 г. «

Подробнее

Дата введения 29.08.2014 1. Общие положения 1.1. Настоящее является правовым актом, регламентирующим правовой статус учебной части в Техникуме. 1.2. Настоящее положение устанавливает задачи, функции, права,

Подробнее

Общий перечень записей и данных по качеству СМК академии, подлежащих регистрации Пункт ИСО 9001 Записи и данные по качеству Место и срок хранения 0.1 Введение Приказ по созданию СМК Общий отдел 4.2 Требования

Подробнее

Автономная некоммерческая организация высшего образования “Новый гуманитарный институт” ПОЛОЖЕНИЕ о документации кафедры и деканата 1. Общие положения 1.1. Ответственность за ведение документации на кафедре

Подробнее

1 Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Брыкаланская средняя общеобразовательная школа» «Кыдзкарса шöр школа» муниципальнöй сьöмкуд велöдан учреждение 01.06 Индекс дела УТВЕРЖДАЮ Директор

Подробнее

>2 ммзвд* Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московский институт экономики, политики и права НОУ ВПО «МИЭПП» 115184, Москва, Климентовский пер., д.1, стр.1

Подробнее

АДМИНИСТРАЦИЯ CУРАВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА ТАМБОВСКОГО РАЙОНА ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 18.01.2016 4 с. Сурава Об утверждении номенклатуры дел В целях повышения качества контроля и проверки исполнения

Подробнее

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ) ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Подробнее

Список сокращенных слов ДЗН Пост. ст. – до замены новым – до минования надобности – постоянно -статья МОУ СОШ 1 – Муниципальное общеобразовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа 1 г. Строитель

Подробнее

8. Структурное подразделение – бухгалтерия. Руководитель структурного подразделения Шериева Залина Аликовна, главный бухгалтер. Основные задачи Основными задачами бухгалтерии являются: 1.1. Организация

Подробнее

2 Приложение к приказу Контрольно-счетной палаты г. Улан-Удэ от 15 января 2014 г. 6 КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА г. УЛАН-УДЭ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2014 год Составлена на основании Перечня типовых управленческих

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ О ЛИЧНОМ ДЕЛЕ СТУДЕНТА 1. Общие положения 1.1. Данное положение определяет порядок формирования, ведения, хранения и архивации личных дел студентов. 2.ОПРЕДЕЛЕНИЕ 2.1. Личное дело студента –

Подробнее

13.01.2014г. III – 68 Положение об архиве Муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа 2 п. Пангоды» Муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная

Подробнее

Источник: https://docplayer.ru/39662119-Nomenklatura-del-prikaz-ot-07-fevralya-2014g-11-1.html

Индексируем подразделения организации: как?

Приказ о введении номенклатуры дел

Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях. Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел.

При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения».

В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.

Главное – согласованность

Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.

Через некоторое время делопроизводители берутся за составление номенклатуры дел, в результате чего у подразделений оказывается уже по два разных индекса.

А затем ИТ-специалисты составляют большой телефонный справочник внутренних номеров и присваивают всем отделам индексы уже по собственному усмотрению…

Так может продолжаться сколько угодно долго, пока не настанет день, когда окажется, что номеров существует множество, но официального индекса нет ни у одного из подразделений, при этом никто не хочет отказываться от своих разработок.

Таким образом, чтобы не повторять сюжет классической басни про лебедя, щуку и рака, нужно сделать простую вещь: утвердить коды структурных подразделений на уровне решения первого лица, то есть издать соответствующий приказ. А предварительно выяснить, не проводилась ли индексация подразделений ранее.

Как показала описанная ситуация, для этого нужно не только проанализировать изданные распорядительные документы, но и опросить руководителей структурных подразделений.

 

Индекс подразделения организации – как структурного, так и обособленного – это уникальный код, в котором зашифрована информация об этом подразделении.

Состав зашифрованной в коде информации может быть каким угодно. Например:

• порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

• наименование подразделения;

• подчиненность подразделения;

• местонахождение подразделения;

• функционал подразделения и др.

Части индексов могут отделяться друг от друга любыми знаками, но наиболее распространены косая черта, дефис и точка. Например:

12 – простой порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;

ТД/2 – второе подразделение в технической дирекции;

УП/ОТиЗ – отдел труда и заработной платы в управлении по персоналу;

ДП.V-Сиб – дирекция по продажам в пятом филиале организации по Сибирскому федеральному округу.

Индексация подразделений в организациях с простой структурой

Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения – присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.

Без особой необходимости усложнять их нет смысла.

Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, – довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).

Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:

• дирекция по продажам;

• производство;

• техническая дирекция;

• дирекция по экономике и финансам;

• управление по логистике;

• юридический отдел;

• ИТ-отдел.

Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом – он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».

Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:

Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают – вводят индексы второго уровня (Пример 1).

Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.

Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).

Индексация подразделений в организациях со сложной структурой

Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).

«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.

На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.

И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.

Если ваша организация имеет разветвленную структуру, используйте буквенные индексы уже на первом уровне индексации – буквы воспринимаются легче, чем числа.

Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:

Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.

Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.

В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).

Индексация подразделений Центрального офиса.

Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-ДП. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.

Обозначение ЦО, равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.

Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).

Индексы на практике

 Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).

Однако это вполне допустимо, ведь наша цель – создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.

■ Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне – издать приказ по основной деятельности.

В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.

Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).

РЕЗЮМЕ

1. Прежде чем индексировать подразделения организации по собственной инициативе, нужно выяснить, не проводилась ли индексация ранее.

2. Индексы должны быть уникальными и не перегруженными лишней информацией.

3. Простейший индекс – числовой (01, 02, 03 и т.д.). Кроме того, индексы могут быть буквенными, а также комбинированными. Буквы в индексах воспринимаются легче, чем числа, и являются более информативными.

4. Любое усложнение индекса должно быть оправдано. Если можно остановиться на простых числовых обозначениях, то лучше так и сделать.

5. Индексы вводятся в обращение приказом по основной деятельности.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2017/indeksacija/

Номенклатура дел в Казахстане

Приказ о введении номенклатуры дел

Номенклатура дел – это очень эффективный инструмент делопроизводства. Он помогает создать систему, позволяет рационально организовать работу с документами. Если вы хотите наладить грамотный документооборот в организации – вам пригодятся профессиональные рекомендации, изложенные в статье.

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел это составленный по правилам разработки перечень дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, так как позволяет рационально организовать работу с документами.

Зачем нужна номенклатура дел

Правила разработки номенклатуры дел организации имеют ряд принципиальных моментов, о которых надо знать делопроизводителям.

Номенклатура дел организации предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, указывают срок хранения номенклатуры дел, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.

Оформление номенклатуры дел

Формирование номенклатуры дел в Казахстане осуществляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур структурных подразделений.

Номенклатура дел в Казахстане для каждого структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), с экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации.

Составление номенклатуры дел

Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре организации. Организации не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не организовывать составление номенклатуры дел и оформление номенклатуры дел, а также не отправлять ее на согласование ЭПК.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр утвержденной номенклатуры хранится в государственном архиве, с которым она согласовывалась.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и издается приказ о введении в действие с 1 января следующего календарного года.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатное расписание). При этом служба ДОУ, которая, как правило, хранит распорядительные документы руководства, располагается в номенклатуре первой.

Образец номенклатуры дел организации РК

Для организации, не имеющей структуры, составляется типовая номенклатура дел и строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности организации.

Филиалы организации разрабатывают собственные номенклатуры дел.

Для подведомственных организаций с однородным составом документов документационной службой вышестоящего органа (вышестоящей организации) разрабатываются типовые (примерные) номенклатуры дел. Такие номенклатуры подлежат согласованию с уполномоченным или местными исполнительным органами в области архивного дела.

Пример разделов номенклатуры при отсутствии структурных подразделений:

  1. Руководство (организация управления)
  2. Планирование
  3. Организация производственной деятельности
  4. Финансирование
  5. Учет и отчетность
  6. Работа с кадрами
  7. Документационное обеспечение управления.   

Статья приводится в сокращённом варианте. Полностью текст читайте в журнале “Делопроизводство в Казахстане”
 

Источник: https://kadry.mcfr.kz/article/1470-nomenklatura-del

Арсенал Права
Добавить комментарий